AGENCE PHYLEAS
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
1. DÉFINITIONS
L'Agence Phyleas propose des services de gestion d'événements, d'expériences immersives, d'expéditions pédagogiques, de programmes de voyage, de conseil, de spectacles artistiques, d'activités de cohésion d'équipe et de services connexes. Le terme « Client » désigne toute organisation ou toute personne physique achetant des services. Le terme « Participant » désigne toute personne prenant part à un service.
2. CHAMP D’APPLICATION
Les présentes Conditions s’appliquent à tous les devis, propositions, factures, bons de commande, contrats et services. Toute approbation écrite, tout paiement ou toute instruction de procéder constitue une acceptation.
3. CONCLUSION DU CONTRAT
Un accord juridiquement contraignant est conclu dès la signature, la confirmation écrite, l’émission d’un bon de commande, le versement d’un acompte, le paiement d’une facture, l’autorisation de commencer les travaux ou la participation à un programme confirmé.
4. POUVOIR DE CONCLURE UN CONTRAT
La personne chargée de l’approbation garantit qu’elle dispose de l’autorité nécessaire pour engager l’organisation concernée. Les problèmes d’approbation interne n’invalident pas les engagements déjà pris.
5. CONDITIONS DE PAIEMENT
Conditions standard : acompte de 50 % à la confirmation et solde avant la livraison, sauf accord contraire. Tout retard de paiement peut entraîner la suspension des services.
6. PRINCIPE DE RECOUVREMENT AUPRÈS DES FOURNISSEURS
Les remboursements sont limités aux montants effectivement récupérés auprès des prestataires. L'agence Phyleas n'est pas responsable des sommes retenues par les compagnies aériennes, les hôtels, les lieux d'accueil, les sociétés de transport, les artistes ou tout autre prestataire.
7. FOURNISSEURS TIERS
Les services peuvent faire intervenir des compagnies aériennes, des hôtels, des lieux de réception, des traiteurs, des artistes, des prestataires techniques, des sociétés de transport et des partenaires locaux. Les conditions des prestataires peuvent avoir une incidence sur les remboursements et les modifications.
8. MODIFICATION DU PÉRIMÈTRE
Toute modification des dates, des lieux, du nombre de participants, de la logistique, des livrables, des exigences techniques ou de la portée créative peut entraîner une révision des tarifs et des délais.
9. POLITIQUE D’ANNULATION DE L’ÉVÉNEMENT
Plus de 90 jours : remboursement moins les frais engagés. 89 à 60 jours : retenue de 50 %. 59 à 30 jours : retenue de 75 %. Moins de 7 jours : retenue de 100 %. Ces frais tiennent compte des engagements pris auprès des prestataires, des coûts de personnel, de la planification, de la production et des opportunités commerciales perdues.
10. POLITIQUE D’ANNULATION DES VOYAGES
Les mêmes conditions s’appliquent aux voyages éducatifs, aux expéditions pédagogiques et aux voyages de motivation. Les conditions des compagnies aériennes et des hôtels peuvent entraîner des frais supplémentaires non remboursables.
11. RETRAIT D’UN PARTICIPANT
Le désistement volontaire d’un participant n’entraîne aucune obligation de remboursement pour l’agence Phyleas au-delà des fonds récupérés auprès des prestataires. Les raisons personnelles, académiques, professionnelles ou médicales relèvent de la responsabilité du participant, sauf si elles sont couvertes par une assurance.
12. MODIFICATIONS DU VOYAGE
Les itinéraires, l’hébergement, les modalités de transport et les activités peuvent être modifiés pour des raisons opérationnelles, de sécurité, réglementaires ou pédagogiques, tout en préservant l’objectif global du programme.
13. REPORT
Un programme reporté peut être considéré comme la poursuite du programme initial lorsque des services et des objectifs substantiellement similaires sont maintenus.
14. FORCE MAJEURE
Une guerre, un conflit armé, un acte de terrorisme, la fermeture des frontières, la suspension des vols, une pandémie, une catastrophe naturelle, des restrictions gouvernementales et tout autre événement similaire peuvent justifier une modification, un report ou une annulation sans engager la responsabilité de l’organisateur.
15. SANTÉ ET SÉCURITÉ
Les participants doivent respecter les consignes de sécurité. L’agence Phyleas se réserve le droit d’exclure toute personne dont le comportement présente un risque pour la sécurité ou le bon déroulement des opérations.
6. EXPÉRIENCES IMMERSIVES
Les activités de réalité virtuelle, les jeux d'évasion, les activités de plein air, les défis expérientiels et les expériences interactives comportent des risques inhérents. La participation est volontaire.
17. ASSURANCE
Les clients et les participants sont invités à souscrire une assurance voyage, une assurance annulation, une assurance médicale et une assurance responsabilité civile. L'assurance n'est pas incluse, sauf mention contraire expresse.
18. PASSEPORTS ET VISAS
Les participants sont responsables de la validité de leurs passeports, visas, autorisations et documents de voyage.
19. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Tous les concepts, scénarios, méthodologies, conceptions d’événements, jeux d’évasion, cadres d’expéditions pédagogiques et éléments créatifs restent la propriété exclusive de Phyleas Agency.
20. CONFIDENTIALITÉ
Les informations commerciales, financières, stratégiques et opérationnelles échangées dans le cadre des projets resteront confidentielles.
21. DROITS À L'IMAGE
Sauf accord contraire, les photographies et vidéos peuvent être utilisées par Phyleas Agency à des fins de communication, de présentation de son portfolio et de marketing.
22. PROTECTION DES DONNÉES
Les données à caractère personnel ne seront traitées qu’aux fins de la prestation des services prévus au contrat et de la coordination des prestataires.
23. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ
Phyleas Agency ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, consécutifs, réputationnels ou économiques. La responsabilité totale ne saurait en aucun cas dépasser le montant des honoraires versés pour le projet concerné.
24. OPÉRATIONS INTERNATIONALES
Les projets menés en Europe, au Moyen-Orient et dans d’autres régions peuvent être soumis aux lois, coutumes, autorisations, règles d’immigration et décisions gouvernementales locales.
25. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE
Le droit applicable sera déterminé par l’entité de Phyleas signataire du contrat. Les parties s’efforceront de parvenir à un règlement à l’amiable avant toute procédure judiciaire.
26. INTÉGRALITÉ DE L’ACCORD
Les présentes Conditions, ainsi que le devis et les documents relatifs au projet, constituent l’intégralité de l’accord entre les parties.
27. ACCEPTATION
La signature, l’approbation écrite, le bon de commande, le versement d’un acompte, le paiement d’une facture ou l’instruction de procéder constituent une acceptation pleine et entière des présentes Conditions.
Toutes les clauses susmentionnées doivent être interprétées au sens large afin de préserver la continuité des opérations, les engagements des fournisseurs, les efforts de planification du projet et les intérêts commerciaux légitimes de l’agence Phyleas.